POLÍTICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

• MARCO LEGAL.

SOLIDEZ FINANCIERA EN RECAUDO DE CARTERA S.A.S. “SOLIFICAR”  conforme a las disposiciones contenidas en la LEY 1581 DE 2012, de protección de datos personales, y el DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013, desarrolla la presente Política de Protección de Datos Personales, en cuanto a su recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y administración, que se reciban de sus clientes, colaboradores, Proveedores de servicios, de toda persona natural y jurídica, titular de datos personales, así mismo la LEY ESTATUTARIA 1266 DE 2012 que tiene como finalidad esencial el amparo de los derechos y deberes que se derivan del ejercicio del derecho fundamental al HABEAS DATA, así como establecer los procedimientos y recursos necesarios que garanticen su ejercicio.

• GENERALIDADES.

SOLIFICAR S.A.S., respeta la privacidad de cada uno de los Clientes, y en general, de toda persona natural y jurídica titular de datos personales, que suministren su información a la empresa.

Por lo tanto, recibe la información, la almacena de forma adecuada y segura en sus bases de datos, y solo serán tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique por quienes dentro de sus funciones asume el rol de encargados de tratamiento de datos personales, por ello cuenta con controles físicos e informáticos para la seguridad, reserva y confidencialidad de la información, de acuerdo con lo definido en la política de protección de datos personales adoptado por la empresa.

•  DEFINICIONES

Para la recolección y autorización, manejo, uso, supresión, tratamiento, rectificación, almacenamiento e intercambio de datos personales, SOLIFICAR S.A.S., como responsable y/o encargada del tratamiento de las bases de datos cuenta con las medidas de seguridad físicas e informáticas pertinentes y suficientes para garantizar la confidencialidad, privacidad, archivo y salvaguarda de la información suministrada por los titulares de la información, de acuerdo a lo definido por las Políticas de Seguridad Informática, que tienen por objeto establecer las medidas de índole técnica y de organización, necesarias para garantizar la seguridad de la tecnología en información (equipos de cómputo, sistemas de información, redes (Voz y Datos) y empleados que interactúan haciendo uso de los sistemas de información de la empresa, con el fin de velar por la seguridad de la información en las diferentes áreas, controlando así  la calidad del Servicio brindado, cumpliendo con las Políticas y Procedimientos establecidos de acuerdo al análisis de riesgos y de vulnerabilidades en todas las áreas de la empresa.

• PRINCIPIOS RECTORES

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Los siguientes principios serán aplicados y desarrollados conforme a la ley y a la  política de protección de datos personales por SOLIFICAR S.A.S., de manera armónica e integral,

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todos los empleados de SOLIFICAR S.A.S. y las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con la empresa y con alguna de las labores que comprende el Tratamiento de datos personales, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley, y en los términos de la misma.

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento por SOLIFICAR S.A.S. será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: en materia de Tratamiento de datos El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual SOLIFICAR S.A.S. está en la obligación de informar al Titular.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del Titular a obtener  y/o del Encargado del Tratamiento de datos, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por SOLIFICAR S.A.S.  a que se refiere la presente ley, se manejara con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• DATOS SENSIBLES.

SOLIFICAR S.A.S., para los propósitos de la presente ley, protegerá los datos sensibles que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

SOLIFICAR S.A.S., respetara el uso de datos sensibles así como lo estipula la ley, y asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, Niñas y adolescentes, para lo cual denunciara a los representantes y tutores respecto al mal uso del tratamiento indebido de sus datos personales.  

• LEGALIDAD Y DERECHOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

1. El titular de la información podrá conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales ante SOLIFICAR S.A.S., frente a información parcial, inexacta, e incompleta.
2. SOLIFICAR S.A.S., informara al titular del tratamiento de datos respecto al uso de los mismos.
3. El titular de la información podrá presentar la queja ante la superintendencia de industria y comercio por infracciones cometidas respecto al mal uso de datos personales por parte de SOLIFICAR S.A.S.
4. EL titular de la información puede revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
5. El titular de la información está en derecho solicitar prueba de la autorización para el uso y manejo de datos personales a SOLIFICAR S.

AUTORIZACION DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, SOLIFICAR S.A.S., solicitara la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Salvo la información requerida a SOLIFICAR S.A.S, por parte de entidades públicas o administrativas en ejercicio sus funciones legales o por orden judicial.

SUMINISTRO DE LA INFORMACION. La información suministrada a SOLIFICAR S.A.S. para el tratamiento de datos personales por el titular, podrá ser recopilada por los siguientes medios;

1. Documento físico
2. Correo electrónico
3. En la página Web de SOLIFICAR S.A.S.
4. Contrato digital
5. Mensaje de texto
6. O cualquier otro formato que permita la autorización para el tratamiento de datos personales

• PROCEDIMIENTO A RECLAMOS.

El Titular, sus causahabientes, o su representante legal, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante SOLIFICAR S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SOLIFICAR S.A.S legalmente autenticada por el titular de la información con copia de la identificación del Titular de la información, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• SOLIFICAR S.A.S. recibirá las solicitudes de quejas y reclamos al correo electrónico pqr@solificar.com o podrá radicarla en la carrera 18 N° 36-50 oficina 1005 Edificio Cincuentenario, Bucaramanga – Colombia, el cual será atendido en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, SOLIFICAR S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular, sus causahabientes o su representante legal, que deseen  elevar la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, solo podrán hacerlo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante SOLIFICAR S.A.S.

• DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

DEBERES DE SOLIFICAR S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

SOLIFICAR S.A.S. garantiza el cumplimiento como responsable del tratamiento de datos, dando cumpliendo a las normas legales y vigentes, de la protección de datos personales.

1. A) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. B) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. C) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. E) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. F) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. G) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. H) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. I) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. J) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
11. K) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. L) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. M) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. N) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. O) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• DEBERES DE SOLIFICAR S.A.S. COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

SOLIFICAR S.A.S. garantiza el cumplimiento como encargado del tratamiento de datos, dando cumpliendo a las normas legales y vigentes, de la protección de datos personales.

1. A) Garantiza al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. B) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. C) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
4. D) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. E) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
6. F) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
7. G) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.
8. H) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad de los datos personales.
9. I) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. J) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a Ella.
11. K) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. I) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. En el evento en que SOLIFICAR S.A.S. actué como Responsable del Tratamiento de datos personales, SOLIFICAR S.A.S., garantiza el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

• AUTORIDAD DE PROTECCION DE DATOS

AUTORIDAD: La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley.

Cualquier modificación o derogación a la ley 1581 de 2012 SOLIFICAR S.A.S. actualizara de manera inmediata a las normas vigentes, en cumplimiento a la presente ley